Lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng là một hình thức quan trọng để tăng cường tình cảm gắn bó của khách hàng với công ty. Các doanh nghiệp luôn chú trọng tổ chức sự kiện sao cho hiệu quả và đạt được mục đích tri ân, kết nối. Tuy nhiên, để có thể xây dựng một chương trình thành công, doanh nghiệp cần nắm bắt các lưu ý quan trọng khi tổ chức hội nghị khách hàng.

Vì sao nên nắm lưu ý cơ bản trước khi tổ chức hội nghị khách hàng ?

Hội nghị khách hàng là sự kiện lớn để các công ty, doanh nghiệp bày tỏ sự tri ân sâu sắc đến với các khách hàng đồng thời tạo cơ hội để doanh nghiệp thấu hiểu các nhu cầu mong muốn của khách hàng. Khách hàng cũng có thể hiểu rõ hơn về thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Bởi nhiều ý nghĩa như thế nên lễ tri ân không thể tổ chức sơ sài, hời hợt.

Tổ chức hội nghị khách hàng
không gian tổ chức hội nghị khách hàng

Với tư cách là nhà tổ chức sự kiện, bất kì doanh nghiệp nào cũng muốn tổ chức một chương trình hội nghị trọn vẹn ý đồ của ban tổ chức. Để làm được điều đó, nền tảng cơ bản nhất là doanh nghiệp phải nắm bắt được những lưu ý quan trọng.

Việc nắm bắt lưu ý trước thực hiện tổ chức chương trình hội nghị khách hàng được xem là công tác chuẩn bị quan trọng. Nếu doanh nghiệp không có kiến thức, kinh nghiệm từ các sự kiện tổ chức trước đó thì khó đảm bảo sự thành công với một hội nghị lần đầu tổ chức. Do đó đây là bước căn bản tạo nền tảng kiến thức để doanh nghiệp có thể tổ chức tốt sự kiện, tránh rủi ro phát sinh.

Những lưu ý để tổ chức hội nghị khách hàng là gì ?

Hội nghị khách hàng được tổ chức vừa mang bộ mặt của doanh nghiệp vừa mang tính kết nối khách hàng. Do đó, muốn thành công, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kĩ lưỡng về mọi mặt. Những lưu ý dưới đây là những yếu tố cơ bản doanh nghiệp cần nắm bắt tốt trước khi chạy chương trình.

  • Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm hay không gian sự kiện luôn là mối bận tâm hàng đầu với người tổ chức chương trình. Đây là yếu tố quyết định đến thành phần tham dự lẫn độ hài lòng của khán giả về sự kiện. Thông thường, các buổi hội nghị khách hàng thường được tổ chức ở khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị. Tuy nhiên, tùy theo nội dung của buổi sự kiện và số lượng khách mời mà lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp.

Đối với những hội nghị quy mô nhỏ hoặc mang tính thân mật thì tổ chức ở địa điểm nhỏ như tại các quán café để tạo sự gần gũi. Nhìn chung, những địa điểm để tổ chức hội nghị khách hàng cần đảm bảo dễ tìm kiếm, giao thông di chuyển thuận tiện, trang thiết bị hiện đại, đủ cho số lượng khách mời tham dự.

tổ chức hội thảo khách hàng
tổ chức hội thảo khách hàng
  • Xác định chủ đề của chương trình

Khi tổ chức hội nghị khách hàng, điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định được chủ đề muốn thảo luận tại hội nghị. Chủ đề sẽ quyết định đến không gian trang trí, diễn giả, kịch bản chương trình. Chủ đề sự kiện phải thực sự ấn tượng và ý nghĩa để thu hút được những người tham dự. Do đó, người làm sự kiện nên đầu tư để có được chủ đề tốt, thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Chủ đề hội nghị khách hàng
Chủ đề hội nghị khách hàng
  • Tiến hành truyền thông quảng bá cho hội nghị khách hàng

Để hội nghị khách hàng được đông đảo khách hàng biết đến và tham dự, doanh nghiệp không thể bỏ qua công tác tuyền thông quảng bá.Thời gian để quảng bá cần tiến hành đúng thời điểm sẽ giúp thu hút được khách mời đến với buổi sự kiện. Phương thức truyền thông có thể sử dụng cho quảng bá hội nghị khách hàng là thư mời, mạng xã hội, email, báo chí hoặc trang web của công ty.

Truyền thông sự kiện hội nghị
Truyền thông sự kiện hội nghị
  • Thảo luận trước với Người Phát Ngôn, Diễn Giả

Người phát ngôn, diễn giả của hội nghị khách hàng cũng là một trong những điều quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Bởi lẽ, người phát ngôn, diễn giả sẽ giúp cho buổi hội nghị trở nên thu hút, thay đổi không khí. Doanh nghiệp nên lựa chọn diễn giả có độ nổi tiếng nhất định và phù hợp với chủ đề mà doanh nghiệp muốn chia sẻ với khách hàng.

Thảo luận với các chuyên gia trong hội nghị
Thảo luận với các chuyên gia trong hội nghị
  • Qùa tặng cuối sự kiện

Buổi hội nghị khách hàng không thể thiếu những phần quà tặng để tạo ấn tượng của doanh nghiệp với khách hàng. Lựa chọn quà tặng vừa đủ chi phí dự định vừa phù hợp với sở thích của khách hàng là bài toán cần được giải quyết từ sớm. Qùa tặng hội nghị khách hàng có thể là đồ gia dụng, tiền mặt hay voucher được trao tặng vào đầu hoặc cuối sự kiện.

Qùa tặng trong hội nghị khách hàng
Qùa tặng trong hội nghị khách hàng

Ngoài những lưu ý trên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc đến đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng để có thể đảm chương trình thành công. Công ty tổ chức sự kiện luôn là sự lựa chọn hiệu quả để doanh nghiệp yên tâm ủy thác trong công tác tổ chức chương trình thay vì doanh nghiệp ôm trọn mọi ghánh nặng cho ngày hội.

Subscribeand Get Discount

Only for New Members

17 %
You have been successfully Subscribed! Ops! Something went wrong, please try again.
No, thank you I don't want to save