Tổ chức hội nghị khách hàng có sức ảnh hưởng lớn với các doanh nghiệp trong việc quảng bá hình ảnh, kết nối với đối tác. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều tổ chức như một hoạt động thường niên với sự đầu tư kĩ lưỡng ở tất cả mọi mặt. Nhiều đơn vị tìm đến công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và hoàn hảo.
Vì sao nên tổ chức hội nghị khách hàng ?
Lễ tri ân một sự kiện lớn, được nhiều doanh nghiệp làm thường niên. Chương trình là cơ hội để doanh nghiệp cùng khách hàng, đối tác gặp gỡ, giao lưu từ đó củng cố và phát triển các mối quan hệ, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp rộng rãi trong cộng đồng.
Chương trình bao gồm các hoạt động như gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết; quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ, thăm dò ý kiến khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng. Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là cách tốt nhất công ty để hiểu và kết nối quan hệ lâu dài với công ty. Để có thể phát triển chiến lược kinh doanh đúng đắn, doanh nghiệp không thể bỏ qua hay thực hiện sơ sài mang nhiều lợi ích này cho doanh nghiệp.
Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp
Khi tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình để có thể thực hiện và kiểm soát tốt mọi hoạt động, tránh sai sót không đáng có. Thuông thường quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được thực hiện bởi các công ty tổ chức sự kiện hàng đầu. Đây cũng là quy trình mà nhiều doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện áp dụng để tiến hành.
Xác định mục đích tổ chức
Mục đích tổ chức được coi là “kim chỉ nam” giúp bạn xây dựng lên kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị khách hàng hiệu quả. Mục đích phần lớn của các hội nghị khách hàng là kết nối doanh nhiệp với khách hàng, thăm dò ý kiến khách hàng, doanh nghiệp truyền thông, quảng bá sản phẩm. Xác định tốt mục đích sự kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn chủ đề và hình thức tổ chức phù hợp và làm nổi bật chương trình của mình.
Lựa chọn địa điểm tổ chức và địa điểm tổ chức
Xác định địa điểm và thời gian tổ chức đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn tiến hành tổ chức chương trình. Các doanh nghiệp là nên tổ chức vào 15h chiều những ngày cuối tuần – đây được coi là “giờ vàng” thu hút được sự quan tâm của nhiều người tham gia. Về địa điểm, các doanh nghiệp thường làm chương trình hội nghị khách hàng ở các khách sạn lớn, trung tâm hội nghị, hay cũng có một số doanh nghiệp lựa chọn địa điểm ngoài trời…
Lên kế hoạch tổ chức
Sau khi xác định được không gian và thời gian tổ chức, doanh nghiệp sẽ bắt đầu lên kế hoạch kịch bản cho hội nghị tri ân khách hàng chi tiết. Kịch bản cần nhấn mạnh lời dẫn MC, nội dung của các hoạt động, thời gian, người thực hiện, hình thức tổ chức, chi phí. Một kế hoạch chi tiết và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp có khởi đầu thuận lợi và an tâm hơn để tiến hành chạy sự kiện hội nghị khách hàng.
Phân công và điều phối nhân sự
Nhân sự triển khai của hội nghị khách hàng bao gồm: lễ tân đón khách, MC chương trình, nhóm múa, ca sỹ biểu diễn. Để tránh những trường hợp xấu có thể xảy ra, bạn nên lập kế hoạch, chia nhân viên ra thành từng nhóm, mỗi nhóm phụ trách một mảng công việc nhất định. Khi hoàn thành công việc gì thì bạn nên ghi lại để thuận lợi khi kiểm tra, tránh sai sót.
Công tác chuẩn bị trước khi buổi tổ chức hội nghị diễn ra
Trước hội nghị, công tác trag trí được xem là cực kì quan trọng. Với việc setup và trang trí không gian tổ chức tri ân khách hàng, bạn cần chú ý sự hợp lí khi di chuyển, chất lượng các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu, chuẩn bị đầy đủ tài liệu, quà tặng cho khách mời. Ngoài ra, truyền thông cho sự kiện cũng là công tác khá quan trọng mà doanh nghiệp cần đầu tư nếu muốn sự kiện được đông đảo người biết đến.
Kết thúc chương trình hội nghị tri ân khách hàng
Sau khi kết thúc chương trình tặng hoa và quà cho khách mời. Doanh nghiệp cũng có thể truyền thông sau khi sự kiện kết thúc để tạo dấu ấn tốt đẹp torng lòng khách tham dự.
Tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp tại Thiên An Media
Để làm nên buổi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thành công thì doanh nghiệp cần phải đầu tư rất nhiều về công sức, thời gian. Để giúp bạn tiết kiệm hơn thì bạn nên nhờ đến sự giúp đỡ của một đơn vị sự kiện chương trình hội nghị khách hàng trọn gói, chuyên nghiệp và uy tín.
Tại TPHCM, Thiên An Media được biết đến là đơn vị đầu trong tổ chức sự kiện và đã mang lại nhiều sự kiện thành công cho nhiều đối tác lớn nhỏ. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, trẻ trung, năng động và đầy sáng tạo cam kết sẽ mang lại cho quý khách hàng một buổi tổ chức tri ân khách hàng ấn tượng.
Nắm bắt tầm quan trọng và tính chất chương trình ở mỗi doanh nghiệp, Thiên An Media tổ chức hội nghị khách hàng đúng quy trình, sáng tạo nội dung chương trình và mang lại hiệu ứng cho khán giả. Chúng tôi luôn nỗ lực lưu giữ ấn tượng sâu sắc của doanh nghiêp đến với khách hàng, tạo cầu nối giữa doanh nghiệp tới khách hàng tiềm năng.
Thiên An Media luôn trang bị đội ngũ giữa nhân sự, trang thiết bị sự kiện và đảm bảo mức chi phí tổ chức sự kiện cạnh tranh. Nhiều doanh nghiệp đã có nhiều phản hồi tích cực khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng của chúng tôi. Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng và có phần nặng nề với những doanh nghiệp còn non kinh nghiệm.
Hãy giao trách nhiệm này Thiên An Media để quý khách hàng có một buổi tri ân khách hàng thành công và chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổ chức hội nghị khách hàng thì hãy liên hệ ngay với dịch vụ tổ chức sự kiện – Thiên An Media để được tư vấn và báo giá ngay nhé!
